Tietosuojaseloste - RTS/RTI Asiakasrekisteri
Henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679.)
1. Rekisterinpitäjä (yhteisrekisteri)
Rakennustutkimus RTS Oy (y-tunnus: Ly 0533325-0)
Käyntiosoite: Nuijamiestentie 3 A
Postiosoite: 00400 HELSINKI
Puhelin: 09 – 5407310
Rakentajan Tietopalvelu RTI Oy (y-tunnus: Ly 0625953-1)
Käyntiosoite: Nuijamiestentie 3 A
Postiosoite: 00400 HELSINKI
Puhelin: 09 – 5407310
S-posti: info(at)rti.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Aarne Jussila
c/o Rakennustutkimus RTS Oy
Puhelin: 040 – 900 5601
S-posti: aarne.jussila(at)rti.fi
3. Rekisterin nimi
Rakennustutkimus RTS Oy:n RTS/RTI Asiakasrekisteri. (Yhteisrekisteri)
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen ja personointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, myyntiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa sähköisesti ja kohdennettuna.
Asiakkaan tietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan suostumuksella, tai asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Asiakasrekisteri sisältää myös “potentiaalisten” tai entisten asiakkaiden tietoja, sikäli kun nämä nähdään tarpeellisena jälkimarkkinoinnin tai uusasiakashankinnan tarpeisiin (oikeutettu etu).
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
5. Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- yritysten yhteystiedot
- yhteyshenkilön ja muiden vastuuhenkilöiden yhteystiedot
- posti- ja sähköpostiosoitteet
- puhelinnumerot
- asiakasryhmä
- sopimustiedot/-arvot
- tiedot markkinointiluvista ja -kielloista
- em. tietojen muutostiedot
- rekisteröityä koskeva mahdollinen muu tunnistetieto
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään ja päivitetään rekisteröidyltä itseltään ja viranomaisen pitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa (esim. ytj.fi). Henkilötietoja voidaan kerätä lisäksi muun muassa rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista, missä esimerkiksi rekisteröidyn verkostoon kuuluvat henkilöt ilmaisevat tietoja rekisteröidystä (oikeutettu etu).
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän muista rekistereistä, väestötietojärjestelmästä, rakennuslupaviranomaisten rekistereistä sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.
7. Tietojen luovutus ja siirto
Asiakasrekisterin tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmannelle osapuolelle.
Poikkeustapauksessa rekisterinpitäjä voi kuitenkin luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin (oikeutettu etu) , ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista luovuttamista. Tällainen tilanne voi olla myös esimerkiksi yritys- tai liiketoimintakauppa, jonka yhteydessä asiakassopimukset siirtyvät kolmannelle osapuolelle.
Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat asiakasrekisterin toiminta-ajatusta. Kaikesta tietojen siirrosta tiedotetaan rekisteröityjä.
Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon.
Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilötietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa. Rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle näistä vastaanottajista, jos rekisteröity sitä pyytää.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta sopimuksin ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
8. Tietojen säilytysaika
Henkilön perustiedot säilytetään niin kauan kuin sopimus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu on voimassa.
Kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
9. Evästeiden (cookies) käyttö
Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä.
Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.
10. Rekisterin suojaus
Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.
Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.
11. Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.
12. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Jos rekisterinpitäjällä on perusteltu syy epäillä pyynnön tehneen luonnollisen henkilön henkilöllisyyttä, rekisterinpitäjä voi kuitenkin pyytää toimittamaan lisätiedot, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot toimitetaan yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä.
Rekisteröidyillä on oikeus pyytää tietojensa poistamista rekisteristä tai kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun puh. 09 540 7310 tai sähköpostitse: rts(at)rti.fi
Mahdollisissa virhetilanteissa suosittelemme ensin olemaan yhteydessä rekisterinpitäjään asioiden korjaamiseksi. Riitatilanteissa teillä on oikeus kääntyä tietosuojavaltuutetun puoleen.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rakennustutkimus RTS Oy ja Rakentajan Tietopalvelu RTI Oy kehittävät liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidätämme siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
Tietosuojaseloste päivitetty 14.4.2018